Analisis Jabatan (Job Analysis)

Definisi Analisis Jabatan

Suatu metoda yang sistematis dalam mengumpulkan, menganalisis dan merumuskan data jabatan yang meliputi: tugas-tugas, hubungan kerja, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja serta persyaratan-persyaratannya.

Kegunaan Analisis Jabatan

• Rekrutmen dan Seleksi
• Induksi dan Orientasi
• Penempatan
• Penilaian Prestasi Kerja
• Pelatihan dan Pengembangan
• Promosi dan Transfer
• Perencanaan SDM
• Perencanaan Karir
• Evaluasi Jabatan
• Balas Jasa (Kompensasi)
• Penyempurnaan Prosedur Administrasi SDM
• Konseling Pegawai

Hasil Analisis Jabatan

1. Uraian Jabatan (Job Description)

Uraian tertulis mengenai tugas-tugas, kondisi kerja, tanggung jawab dan wewenang, hubungan kerja, dan sebagainya mengenai suatu jabatan.

Unsur/Komponen :

• Identitas Jabatan (Nama Jabatan, Kode Jabatan, Unit Kerja)
• Ikhtisar/Ringkasan Jabatan
• Tugas dan Tanggung jawab (Pokok, Tambahan, Rutin, Berkala, Indidental)
• Bahan, Alat dan Mesin yang digunakan
• Output jabatan
• Wewenang
• Hubungan jabatan Lebih Tinggi, Lebih Rendah, Setara, Diluar Perusahaan)
• Kondisi Kerja (Keadaan Tempat Kerja, Risiko Kerja)

2. Persyaratan Jabatan (Job Specification)

Kualifikasi/ciri-ciri yang harus dimiliki oleh (calon) pemegang jabatan agar dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab jabatannya dengan baik.

Unsur/Komponen :

• Ketrampilan kerja
• Pengetahuan Kerja
• Pendidikan Formal (Umum & Khusus)
• Pelatihan/Kursus (Jenis & Lamanya)
• Pengalaman Keja (Jenis & Lamanya)
• Penguasaan Bahasa
• Persyaratan Fisik (Tinggi, Berat, Wajah, Suara, dan lain-lain)
• Jenis Kelamin
• Usia
• Status Perkawinan
• Bakat, Kepribadian dan Minat
• Kompetensi
• Persyaratan lain

Metode Pengumpulan Data Jabatan

• Daftar Pertanyaan (Questionaire)
• Wawancara (Interview)
• Pengamatan (Observation)
• Catatan Harian Pekerjaan (Log Book)

Sumber Data Jabatan

• Pemegang Jabatan
• Atasan (langsung dan tidak langsung)
• Rekan Kerja
• Bawahan Langsung
• Tenaga Ahli atau Konsultan
• Peraturan / Pedoman Kerja

Langkah-Langkah (Proses) Analisis Jabatan

1. Menentukan tujuan/penggunaan hasil analisis jabatan
2. Mengumpulkan keseluruhan informasi tertulis tentang latar belakang jabatan yang akan dianalisis
3. Menentukan jabatan kunci (apabila jabatan terlalu banyak)
4. Mengumpulkan data jabatan di lapangan
5. Mengecek informasi jabatan dengan pihak yang kompeten dan berkepentingan
6. Menyusun uraian jabatan dan persyaratan jabatan
7. Melakukan penyesuaian / penyempurnaan (updating) dari waktu ke waktu