Bimbingan Teknis Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja LAPAN Tahun 2009


BIMBINGAN TEKNIS ANALISIS JABATAN DAN ANALISIS BEBAN KERJA

LEMBAGA PENERBANGAN DAN ANTARIKSA NASIONAL (LAPAN)

HOTEL GRAND JAYARAYA, CIPAYUNG PUNCAK

TANGGAL 29 NOVEMBER S/D 1 DESEMBER 2009

Bimbingan Teknis Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja LAPAN 2009

Uraian Jabatan di Bidang Media


Beberapa Contoh Uraian Jabatan (Job Description) di Bidang Media :

Uraian Jabatan Redaktur

Uraian Jabatan Asisten Redaktur (Asred)

Uraian Jabatan Reporter

(to be continued…)

Uraian Jabatan PT. Bhakti Investama, Tbk.


Uraian Jabatan (Job Description) di PT. Bhakti Investama, Tbk. :

Uraian Jabatan Office Boy

(to be continued…)

Uraian Jabatan di Bidang Perparkiran


Beberapa Uraian Jabatan (Job Description) di Bidang Perparkiran :

Uraian Jabatan Area Business Manager (ABM)

Uraian Jabatan Car Park Manager (CPM)

(to be continued…)

Uraian Jabatan di Tempo Group


Beberapa Uraian Jabatan (Job Description) di Tempo Group :

(to be continued…)

Tugas Insidentil


Tugas Insidentil

Adalah hal-hal yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan namun frekuensi kemunculan atau dilaksanakannya tidak dapat ditentukan sebagaimana halnya dengan tugas harian (muncul/dilaksanakan setiap hari) atau tugas berkala (muncul/dilaksanakan secara berkala setiap minggu, bulan, triwulan, semester, tahun, atau bahkan lima tahunan).

Sebagaimana disebutkan di atas, tugas-tugas tertentu disebut sebagai tugas insidentil karena dilihat dari aspek tingkat kemunculan atau frekuensi dilaksanakannya. Oleh karena itu, tugas insidentil dapat merupakan tugas pokok, tugas tambahan, atau tugas lain-lain. Tugas pokok, tugas tambahan dan tugas lain-lain merupakan jenis tugas yang dilihat berdasarkan aspek tingkat kepentingannya.

(to be continued…)

Sumber:

Materi Workshop Analysis Beban Kerja yang diselenggarakan oleh Value Consult dengan Lead Trainer Adil Kurnia



Analisis Jabatan (Job Analysis)


ANALISIS JABATAN (JOB DESCRIPTION)

Definisi Analisis Jabatan

Suatu metoda yang sistematis dalam mengumpulkan, menganalisis dan merumuskan data jabatan yang meliputi: tugas-tugas, hubungan kerja, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja serta persyaratan-persyaratannya.

Kegunaan Analisis Jabatan

  • Rekrutmen dan Seleksi
  • Induksi dan Orientasi
  • Penempatan
  • Penilaian Prestasi Kerja
  • Pelatihan dan Pengembangan
  • Promosi dan Transfer
  • Perencanaan SDM
  • Perencanaan Karir
  • Evaluasi Jabatan
  • Balas Jasa (Kompensasi)
  • Penyempurnaan Prosedur Administrasi SDM
  • Konseling Pegawai

Hasil Analisis Jabatan

1. Uraian Jabatan (Job Description)

Uraian tertulis mengenai tugas-tugas, kondisi kerja, tanggung jawab dan wewenang, hubungan kerja, dan sebagainya mengenai suatu jabatan.

Unsur/Komponen :

  • Identitas Jabatan (Nama Jabatan, Kode Jabatan, Unit Kerja)
  • Ikhtisar/Ringkasan Jabatan
  • Tugas dan Tanggung jawab (Pokok, Tambahan, Rutin, Berkala, Indidental)
  • Bahan, Alat dan Mesin yang digunakan
  • Output jabatan
  • Wewenang
  • Hubungan jabatan Lebih Tinggi, Lebih Rendah, Setara, Diluar Perusahaan)
  • Kondisi Kerja (Keadaan Tempat Kerja, Risiko Kerja)

2. Persyaratan Jabatan (Job Specification)

Kualifikasi/ciri-ciri yang harus dimiliki oleh (calon) pemegang jabatan agar dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab jabatannya dengan baik.

Unsur/Komponen :

  • Ketrampilan kerja
  • Pengetahuan Kerja
  • Pendidikan Formal (Umum & Khusus)
  • Pelatihan/Kursus (Jenis & Lamanya)
  • Pengalaman Keja (Jenis & Lamanya)
  • Penguasaan Bahasa
  • Persyaratan Fisik (Tinggi, Berat, Wajah, Suara, dan lain-lain)
  • Jenis Kelamin
  • Usia
  • Status Perkawinan
  • Bakat, Kepribadian dan Minat
  • Kompetensi
  • Persyaratan lain

Metode Pengumpulan Data Jabatan

  • Daftar Pertanyaan (Questionaire)
  • Wawancara (Interview)
  • Pengamatan (Observation)
  • Catatan Harian Pekerjaan (Log Book)

Sumber Data Jabatan

  • Pemegang Jabatan
  • Atasan (langsung dan tidak langsung)
  • Rekan Kerja
  • Bawahan Langsung
  • Tenaga Ahli atau Konsultan
  • Peraturan / Pedoman Kerja

Langkah-Langkah (Proses) Analisis Jabatan

  1. Menentukan tujuan/penggunaan hasil analisis jabatan
  2. Mengumpulkan keseluruhan informasi tertulis tentang latar belakang jabatan yang akan dianalisis
  3. Menentukan jabatan kunci (apabila jabatan terlalu banyak)
  4. Mengumpulkan data jabatan di lapangan
  5. Mengecek informasi jabatan dengan pihak yang kompeten dan berkepentingan
  6. Menyusun uraian jabatan dan persyaratan jabatan
  7. Melakukan penyesuaian / penyempurnaan (updating) dari waktu ke waktu

Uraian Jabatan Perum LKBN Antara


Beberapa Uraian Jabatan (Job Description) di Perum LKBN Antara :

Uraian Jabatan Sekretaris Perusahaan

Uraian Jabatan Kepala Divisi Mandiri Multimedia

Uraian Jabatan Kepala Divisi Mandiri Foto

(to be continued…)

Review Job Description Untuk Keperluan Analisis Beban Kerja


Review Job Description Untuk Keperluan Analisis Beban Kerja

Tujuan Review

  • Memastikan apakah job description yang diperoleh secara legal formal dapat dipertanggung jawabkan dan “up-dated”, sehingga layak direview dan dipergunakan untuk kepentingan analisis beban kerja.
  • Memahami secara benar jabatan yang akan dianalisis.
  • Melengkapi apabila informasi yang ada kurang lengkap atau kurang jelas.
  • Dasar menentukan tugas pokok, tugas tambahan, tugas rutin, tugas berkala, dan tugas insidental (cycle work dan noncycle work).
  • Dasar melakukan breakdown tugas kedalam tahapan/langkah-langkah/aktivitas (job element).
  • Dasar dalam menyusun kuesioner serta pengisiannya.
  • Persiapan wawancara, observasi dan diskusi.
  • Memperoleh gambaran yang akurat mengenai waktu standar yang dibutuhkan untuk setiap tugas (cycle work) maupun aktivitas (job element).

Komponen Job Description

  • Identitas Jabatan
  • Struktur Jabatan dalam Organisasi
  • Fungsi/Tujuan Jabatan
  • Tugas-Tugas Tanggung Jawab
  • Hubungan Jabatan
  • Persyaratan Jabatan

Komponen yang berhubungan langsung dengan analisis beban kerja adalah komponen Tugas-Tugas, sedangkan komponen lainnya berfungsi sebagai informasi tambahan.

Jenis Tugas menurut Tingkat kepentingannya

  • Tugas Pokok, adalah tugas-tugas yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan agar tujuan jabatan dapat tercapai.
  • Tugas Tambahan, adalah tugas-tugas yang tidak harus dilakukan oleh pemegang jabatan karena tidak berpengaruh terhadap pencapaian tujuan jabatan namun masih berpengaruh terhadap pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan.
  • Tugas Lain-Lain, adalah tugas-tugas yang tidak harus dilakukan oleh pemegang jabatan karena tidak berpengaruh terhadap pencapaian tujuan jabatan maupun tujuan organisasi atau perusahaan.

Jenis Tugas Menurut Frekuensinya

  • Tugas Harian, tugas-tugas yang muncul/terjadi atau dilakukan/dikerjakan secara terus menerus setiap hari.
  • Tugas Berkala, tugas-tugas yang muncul/terjadi atau dilakukan/dikerjakan secara berulang setiap minggu, bulan, triwulan, atau tahunan.
  • Tugas Insidental, tugas-tugas yang kemunculan/terjadinya tidak dapat ditentukan  waktunya. Misalnya dalam 1 bulan tugas tersebut selalu ada tetapi terjadi/dilakukannya tidak pasti, dapat di awal bulan, pertengahan bulan atau di akhir bulan.

Hal-Hal Lain yang Penting

  • Pastikan bahwa apakah pada job description hanya terdapat tugas pokok saja atau termasuk juga tugas tambahan? Hal ini akan berpengaruh pada perhitungan beban kerja jabatan dan beban kerja individu.
  • Pastikan bahwa apakah job description sudah terbagi kedalam tugas harian/rutin, tugas berkala (mingguan, bulanan, triwulan, tahunan) atau belum ada informasi apapun mengenai frekuensi tugas. Hal ini akan memudahkan dalam memperoleh data waktu penyelesaian tugas dan aktivitasnya.
  • Pastikan bahwa apakah perumusan tugas-tugas pada job description masih bersifat abstrak atau sudah konkrit/nyata (dapat diamati dan diukur) yang berbentuk aktivitas (activities/job element). Hal ini akan memudahkan karena tidak perlu memikirkan apa saja aktivitas dari tugas-tugas jabatan tersebut.
  • Pastikan bahwa apakah tugas-tugas tertentu pada job description suatu jabatan berdiri sendiri (meskipun tetap rangkaian dari suatu proses) atau juga merupakan tugas dari jabatan lain (duplikasi). Oleh karena itu, perlu melihat tugas-tugas pada job description dari jabatan lainnya yang terkait agar analis/surveyor tidak terkecoh dengan data isian kuesioner dan hasil wawancara (kecuali data observasi).

Sumber: Materi Workshop Workload Analysis oleh Adil Kurnia

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

Join 78 other followers